Notulen ALV vrijdag 22 november 2024

Aanwezig volgens presentielijst: 38 personen

M.k.a.: Moniek de Regt, Harm Oosterbaan, Pieter Poepjes en Siep Bangma.

Agenda

1. Opening
   Om 21:00 uur start de vergadering en iedereen wordt welkom geheten door de voorzitter Jelle Jacob.
2. Ingekomen stukken / mededelingen
   De secretaris Linda Dijkstra noemt de met kennisgeving afwezige leden.
3. Notulen ledenvergadering 15 december 2023
   Er zijn geen opmerkingen, de notulen worden goedgekeurd en vastgesteld.
4. Jaarverslag seizoen 2023/2024
   Linda geeft aan dat het een uitgebreid jaarverslag is. De activiteitencommissie, jeugdcoördinatoren en ook Henk (facilitair) hebben een mooie bijdrage geleverd aan het jaarverslag. Het jaarverslag 2023/2024 wordt voorgelezen door Linda.Er zijn geen op- of aanmerkingen op het jaarverslag.
5. Financieel jaarverslag 2023/2024
   Het financiële jaarverslag wordt doorgenomen door de Arnold Oosterbaan. Arnold geeft aan dat hij door omstandigheden te weinig tijd had om de financiën volledig op zich te kunnen nemen en bedankt Anno Huisman voor zijn steun en hulp het afgelopen seizoen.Arnold neemt de balans en winst- en verliesrekening door. Samengevat geeft hij aan dat we door onze reserves heen zijn en legt uit waar de pijnpunten zitten. Een aantal kosten is flink gestegen, maar de inkomsten zijn nagenoeg gelijk gebleven of zelfs iets gedaald. Gestegen zijn de inkoopprijzen, de energiekosten en de wedstrijdkosten, bijvoorbeeld de KNVB kosten. De kantine-inkomsten zijn gedaald en de verkoopprijzen zijn gelijk gebleven. Dit alles zorgt er met name voor dat we dit jaar verlies hebben gedraaid.Om de club financieel gezond te houden moet er nagedacht worden over een goede balans tussen inkomsten en uitgaven. Voorstellen zijn: entree te verhogen, de energiekosten te verlagen, meer actie, bijv. loterijen en activiteiten organiseren, verkoopprijzen verhogen en de contributie verhogen.Er zijn geen vragen of opmerkingen over de balans en winst- en verliesrekening.
   • Vaststellen begroting 2024/2025
     De begroting voor 2024/2025 wordt besproken. De begroting wordt goedgekeurd door de aanwezige leden.
   • Contributieverhoging
     Arnold vraagt de leden mee te lezen met de uitgedeelde tabel over de contributies. Arnold vertelt dat Anno zich heeft gebogen over de contributie. Als we deze vergelijken met andere vergelijkbare clubs, is ons lidmaatschap in veel gevallen lager. Er worden vaak ook andere staffels gehanteerd.
     Het voorstel is het aantal staffels voor de jeugd terug te brengen van 7 naar 4 en de contributie te verhogen met 5%. We gaan hierin ook mee met de inflatie.
6. Verslag kascommissie (Hotse en Wiemer Dekker)
   Hotse krijgt het woord en vertelt dat alles goed op papier staat. Het is wat het is, maar het is wel de zaak om de uitgaven goed onder de loep te nemen. De kascommissie is akkoord met het verslag en verleent decharge aan het gehele bestuur.Het dak ligt vol met zonnepanelen, maar de netwerkkosten zijn erg hoog. Kan dit niet anders is de vraag van Hotse. Hotse geeft aan dat door de slimme inzet van de verwarmingsinstallatie wellicht bespaard gaat worden op het gasverbruik. Cor Dijkstra is hiermee bezig, hij haakt hierop in.
   Hij vertelt dat de CV-installatie verouderd is en dat de besparing daardoor nauwelijks zichtbaar zal zijn. Als we het verbruik willen verlagen, zouden we moeten investeren in een nieuwe installatie. Jelle Jacob vraagt aan welke investeringskosten we dan moeten denken. Cor geeft aan dat je al gauw aan €20.000 moet denken.
   • Aanstellen nieuwe kascommissie
     Hotse en Wiemer worden bedankt door Jelle Jacob. Het is hun laatste jaar als kascommissie en er wordt door Jelle Jacob gevraagd naar 2 nieuwe leden. Robin Faber en Johannes van der Wal geven aan het stokje te willen overnemen.
7. Bestuurszaken
   • Bestuurswissel
     Arnold Oosterbaan wordt bedankt voor zijn inzet. Hij ontvangt een presentje. Er zijn geen bezwaren, dus Anno Huisman wordt aangesteld als nieuwe penningmeester. Er volgt een applaus.Tim Tjoeker wordt ook bedankt voor zijn jarenlange inzet. Ook hij ontvangt een presentje. Er zijn geen bezwaren, dus ook Nina Brandsma wordt aangesteld als nieuw lid wedstrijdzaken. Er volgt een applaus.
   • Beker van verdienste
     Jelle Jacob vertelt dat vorig jaar Jentje de beker van verdienste in ontvangst heeft genomen. Dit was een mooi moment. Dit jaar gaat de beker van verdienste naar Tim. Jelle roept hem naar voren. Een clubman in hart en nieren noemt Jelle Jacob hem. Tim neemt de beker in ontvangst en krijgt tevens een bordje aangeboden waarop al zijn ingevulde functies binnen de club worden opgesomd. Tim ontvangt een applaus.
   • Hoofdtrainer Frank
     Jelle Jacob geeft aan dat de club zeer tevreden is met Frank als hoofdtrainer en dat Frank hier gelukkig hetzelfde in staat. De club verlengt het contract met een jaar.
   • Status scorebord
     Pieter Poepjes zou een update geven, maar is helaas afwezig. Hij heeft een update gegeven via de app. Linda leest de update voor. Samenvatting: Het staalwerk is klaar en binnenkort worden de borden op het frame geplaatst. De gebroeders Wierda trillen de bus voor de fundering erin. In H’veen wordt het frame in een 3-laags verfsysteem gezet. De bedoeling is dat na de winterstop het bord gebruiksklaar is.
   • Status ledverlichting
     Jelle Jacob vertelt dat de wens voor ledverlichting groot is. Er zijn nu donkere hoeken op het veld en vanuit de samenwerking met Akkrum komen er geluiden dat zij hiervan hinder ervaren. Met ledverlichting kunnen we energie besparen, maar zoals ook een nieuwe CV-installatie gaat het om veel geld. De schatting is dat de investeringskosten liggen tussen de 25.000 en 31.000 euro.Jeldou van der Krieke grapt dat de senioren dan ook maar een sponsorloop moeten houden. Jelle Jacob zegt dat dit niet eens zo’n gek idee is. Alle beetjes helpen om onze doelen te kunnen behalen.
   • Sponsorzaken en fondsenwerving
     Jan Hendrik krijgt het woord. Hij vertelt dat we in 2023/2024 €4000 aan sponsorgeld hebben opgehaald. Operatie ‘fjild fol‘ loopt en er zitten nu 4-10 sponsoren in de pijplijn. Het veld is nog lang niet vol en dit moet uitgebreid worden. Jan Hendrik doet een oproep: weet of ken je een potentiële sponsor, laat het dan weten. Heb je ideeën om meer sponsoren binnen te halen, dan zijn tips/trucs van harte welkom. Het mooiste zou zijn als er een commercieel clubje ontstaat dat zich kan storten op dit project.
     De club van 50 wordt opgeheven en geswitcht naar de 12de man. Als je een 12de man binnenhaalt kan dit lonen, bijvoorbeeld de 1ste 12de man die je binnenhaalt krijg je een kleinigheid, de 2de een sjaaltje en de 3de een shirt. De 12de man loont dus.
     Jeen de Leeuw heeft hierover een opmerking. Het valt hem op dat andere clubs nog veel gebruikmaken van sponsoren (bedrijfslogo’s) op de tenues. Hij denkt dat als bedrijven willen sponsoren zij hun logo graag op de tenues willen zien. Hij denkt dat wanneer bedrijven hun logo mogen plaatsen op tenues, er meer gesponsord wordt. Jan Hendrik geeft aan dat dit een goed punt is, maar we gekozen hebben voor de 12de man, zodat we niet met tenues rondlopen waar een ‘oude’ sponsor op staat.  Jelle Jacob bedankt Jeen voor zijn inbreng en zegt dat we dit mee zullen nemen in de bestuursvergadering. 
   • Alcoholbeleid
     Linda neemt het woord en vertelt dat het vast niemand is ontgaan dat we laatst een alcoholverstrekking controle hebben gehad vanuit de gemeente. De controle was een project vanuit de Nuchtere Fries, waarbij ingezet wordt op verandering en verbetering. We hebben een kleine waarschuwing ontvangen en kunnen ervan uitgaan dat we nu onder de loep worden gehouden. Wij zullen met zijn allen de regels moeten naleven. Wat inhoudt dat we op zondag geen alcohol verstrekken aan personen onder de 18 jaar. Een jongere onder de 18 jaar mag alcohol schenken, mits er een persoon ouder dan 18 jaar aanwezig is achter de bar. Op zaterdag tijdens de jeugdwedstrijden is ons beleid dat er geen alcohol geschonken wordt. Bij twijfel over de leeftijd dienen we om een ID te vragen.Sjim reageert hierop. Hij geeft aan dat zij, de spelers, op de bewuste controledag van niets wisten. Jelle Jacob en Linda geven aan dat niemand iets te verwijten valt. Het bestuur wist van een mogelijke controle, maar heeft hier wellicht te weinig aandacht aan besteed. Wel zijn er A4’tjes opgehangen met NIX <18 jaar.Jeen komt met het idee om op zondag bij de entree aan gasten een ID te vragen en bandjes 18+ uit te delen. Dat scheelt barpersoneel op drukke momenten. Jeen wordt bedankt voor zijn inbreng en we geven aan dat we dit zullen meenemen in de bestuursvergadering.
   • Sociale veiligheid en vertrouwenscontactpersoon
     Linda neemt het woord en vertelt dat we vorig jaar tijdens de ledenvergadering hebben verteld dat we bezig zijn geweest met het opstellen van een gedragscode in het kader van de sociale veiligheid binnen de club. In hetzelfde kader zijn we op zoek gegaan naar een vertrouwenscontactpersoon (VCP). We hebben Alwin Sixma bereid gevonden deze rol op zich te nemen. Hij is vanavond verhinderd, maar wil zichzelf graag aan de leden voorstellen en uitleggen wat zijn rol precies wordt als VCP. Hier wordt begin volgend jaar een datum voor gepland. Jelle Jacob vult aan dat een VCP een luisterend oor biedt binnen de club bij bijvoorbeeld ongewenst gedrag. Een VCP kan ook doorverwijzen naar een hulporganisatie bijvoorbeeld.
   • Vacatures
     • Ondersteuning commerciële zaken – Hier heeft Jan Hendrik een oproep voor gedaan bij punt sponsorzaken en fondsenwerving.
     • Technische zaken senioren – Er wordt nog gezocht naar een technische man/vrouw die de hoofdtrainer kan ondersteunen bij het 1e en 2e elftal.
     • Jeugdvoorzitter – Nu Tim is gestopt en Tjitsche en Moniek coördinatoren zijn zoeken we nog wel een jeugdvoorzitter.

     Voor alle vacatures geldt: voel je je geroepen of ken je enthousiaste mensen? Laat het ons dan weten.

   • Rondvraag
     Een vraag vanuit Tjitsche: Is het misschien een idee om wat taken op te delen? De vacatures die openstaan zijn misschien best grote taken. Als deze taken worden verdeeld in kleinere taken, dan zijn wellicht meer mensen bereid dit op zich te nemen. Jelle Jacob bedankt Tjitsche voor haar inbreng en ook dit punt wordt meegenomen in de bestuursvergadering.Een vraag vanuit Jeldou: de jeugdactiviteitencommissie bestaat nu uit Hennie Kamstra en zijzelf. Ze zouden het fijn vinden als hier nog iemand bij aan kan sluiten. Linda geeft na de vergadering aan dat zij zich wel wil aansluiten bij de jeugdactiviteitencommissie.Ook vertelt Jeldou dat ze de levering van clubkleding erg lang vindt. Ze merkt op dat ouders bestellingen ergens anders plaatsen, omdat zij anders te lang moeten wachten op de clubartikelen. Dit is zonde. Henk de Jong geeft aan dat hij uitzoekt hoe dit kan en of we dit kunnen oplossen.
8. Sluiting
   Jelle Jacob bedankt de aanwezigen en sluit om 22.00 uur de officiële vergadering.